Nutzungsbedingungen Nextcloud / Terms of use Nextcloud
English version below
Nutzung von Nextcloud
Nextcloud dient dem Zweck, projektbezogene Daten, die im Rahmen der Tätigkeit für OFFIS entwickelt oder genutzt werden, sicher zu speichern und ein Projektmanagement übersichtlich zu gestalten.
Die Nutzung von Nextcloud ist für Beschäftigte nur für dienstliche Zwecke und für die Ausübung Ihrer Tätigkeit für OFFIS e.V. vorgesehen.
Die Nutzung von Nextcloud unterliegt neben diesen Nutzungsbedingungen auch den Lizenzbedingungen von Nextcloud, die ebenfalls zu beachten sind. Sie sind unter folgendem Link abrufbar:
https://github.com/nextcloud/nextcloud.com/blob/master/LICENSE
I. Registrierung
Nextcloud ist unter https://nc.offis.de erreichbar. Die Anmeldung erfolgt durch die allgemeine Zugangskennung der Beschäftigten des OFFIS. Eine gesonderte Registrierung ist nicht notwendig. Die Accounts sind personengebunden und dürfen nicht weitergegeben werden. Die Passwörter sind zu schützen.
II. Ordnerstruktur von Nextcloud
- Personenbezogener Bereich von Nextcloud
Der Personenbezogene Bereich stellt sich in der Nextcloud über verschiedene Ordner-Icons dar:
Persönlicher Ordner, nur für die eigene Verwendung.
Geteilter Ordner, zur gemeinsamen Bearbeitung bspw. eines Projektantrages.
Der personenbezogene Bereich dient ausschließlich der Ablage von Projektdaten in der Antragsphase bzw. vor Vertragsschluss. Mit dem Antrag auf Projekteinrichtung sind die Projektdaten aus dem personenbezogenen Bereich in die Projektfreigabe in der Nextcloud zu übertragen. Der Antrag für die Projektfreigabe muss über eine Ticketvorlage auf https://servicedesk.offis.de gestellt werden. Die im personenbezogenen Bereich abgelegten Daten werden spätestens nach Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht.
2. Projektbezogener Bereich von Nextcloud
In dem projektbezogenen Bereich von Nextcloud sind alle Projektdaten zu pflegen (mit Ausnahme von Projektdaten in der Antragsphase bzw. vor Vertragsabschluss). Der projektbezogene Bereich stellt sich über folgendes Ordner-Icon dar:
Projektbezogener Ordner, für die Verwendung innerhalb eines Projektes.
Die Namen der Projektordner setzen sich aus <Bereich> und <Projektnamen> zusammen. Diese projektbezogenen Ordner sind vorrangig zu nutzen.
<Bereichskürzel>-P_<Projektname>
Projekte mit projektbeteiligten Dritten erhalten einen weiteren projektbezogenen Ordner mit spezieller Kennzeichnung. Dieser ist nur für Einzeldokumente unter Beachtung der Geheimhaltung, sofern eine Erstellung gemeinsamer Dokumente für die Projektarbeit erforderlich ist, zu nutzen.
<Bereichskürzel>-P_<Projektname>_EXT
III. Einladung externer projektbeteiligte Dritte
Nextcloud ist insbesondere für den internen Gebrauch gedacht und Externe sollen nur in besonderen Ausnahmefällen eingeladen werden, soweit dieses für die Projektarbeit erforderlich ist („Projektbeteiligte Dritte“).
Die Ordner werden <Bereichskürzel>-P_<Projektname>_EXT benannt und dürfen nur zur Teilung für Einzeldokumente unter Beachtung der Geheimhaltung, sofern eine Erstellung gemeinsamer Dokumente für die Projektarbeit erforderlich ist, genutzt werden.
Projektbeteiligte Dritte dürfen nur nach Zustimmung durch einen Projektleiter (Gruppenleiter oder Bereichsleiter) an bestehenden Projekten teilnehmen. Die Einrichtung eines User-Accounts für projektbezogene Dritte erfolgt auf Antrag durch die technische Verwaltung des OFFIS. Der Zugriff ist zeitlich zu befristen. Bitte erstellen Sie dafür ein Ticket über die Ticketvorlagen auf https://servicedesk.offis.de.
Eine Einladung von Externen über einen über Nextcloud generierten Link („Link teilen“) ist nicht zulässig. Externe dürfen nur über diese Funktion in der Phase der Antragsstellung für gemeinsam zu erstellende Antragsunterlagen unter Beachtung der Geheimhaltung zeitlich befristet eingeladen werden. Andernfalls ist der Ordner mit _EXT zu kennzeichnen.
Bei der Einbindung von projektbezogenen Dritten über Nextcloud kann es zu gemeinsamen Arbeitsergebnissen kommen, die OFFIS ggf. nur mit Zustimmung des projektbezogenen Dritten weiter nutzen darf. Eine Verwendung der Arbeitsergebnisse in zukünftigen Projekten ist nicht ohne Weiteres möglich und bedarf einer gesonderten Prüfung durch die Rechtsabteilung. Projektbezogene vertragliche Regelungen (z.B. Kooperationsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen) sind zwingend zu beachten, daher überlegen Sie bitte genau, ob ein projektbezogener Dritter tatsächlich eingebunden werden soll.
IV. Einhaltung geltender Rechtsvorschriften
Die Nutzerinnen und Nutzer dürfen bei der Nutzung von Nextcloud nicht gegen geltende Rechtsvorschriften verstoßen. Insbesondere haben Sie
- das Urheberrecht einzuhalten und projektbezogene Materialien, die nicht explizit für andere bestimmte Nutzungen freigegeben wurden, nur für diese konkret bestimmten Zwecke zu verwenden. Sie dürfen urheberrechtlich geschützte Materialien, Markenzeichen oder durch andere Öffentlichkeitsrechte oder Eigentumsrechte geschützte Informationen ohne das vorherige schriftliche Einverständnis des Inhabers bzw. Inhaberin solcher Eigentumsrechte nicht auf irgendeine Weise veröffentlichen, verändern, verbreiten oder vervielfältigen;
- Geheimhaltungsvereinbarungen sind zwingend zu beachten;
- über Nextcloud keine rechts- oder sittenwidrigen Inhalte zu verbreiten;
- jegliche Werbe- oder Marketingaktivitäten in Nextcloud zu unterlassen;
- die Privatsphäre anderer zu respektieren und keine belästigenden, verleumderischen oder bedrohenden Inhalte zu verbreiten;
- Aktivitäten zu unterlassen, die die Dienste oder Server oder Netzwerke, die mit den Diensten oder den Sicherheitssystemen des OFFIS verbunden sind, beschädigen, unterbrechen, überlasten, stören oder auf andere Weise beeinflussen oder schädigen könnte;
- keine personenbezogenen Daten, von denen Sie im Rahmen der Nextcloud-Nutzung Kenntnis erlangen, zu veröffentlichen oder an Dritte weiterzugeben;
Nutzerinnen und Nutzer können für eventuelle Schäden, die durch Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften haftbar gemacht werden.
Beschäftigte haben zudem die Bestimmungen der „Nutzung der OFFIS-Ressourcen“ zu beachten.
V. Haftung des OFFIS
Sollte vertraglich nicht anderweitiges vereinbart sein, haftet OFFIS unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Leib oder Gesundheit, nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie im Umfang einer übernommenen Garantie. Ebenfalls unbeschränkt haftet OFFIS e.V. bei der Verletzung einer Pflicht, die wesentlich für die Erreichung des Vertragszwecks ist (Kardinalpflicht). Im Falle einer leicht fahrlässigen Verletzung einer solchen Kardinalpflicht, die zu einem Vermögensschaden führt, ist die Haftung des OFFIS jedoch der Höhe nach auf die bei Vertragsbeginn vorhersehbaren, vertragstypischen Schäden begrenzt. Eine weitergehende Haftung des OFFIS ist ausgeschlossen.
VI. Datenschutz
Der Datenschutz ist bei der Nutzung von Nextcloud stets zu beachten. Sie dürfen daher nur die für das jeweilige Szenario notwendigen personenbezogenen Daten verarbeiten und diese für keine anderen Zwecke verwenden.
Nähere Informationen zum Datenschutz in Nextcloud entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung und den Datenschutzinformationen gem. Art. 13 DSGVO.
VII. Ansprechpartner und Hilfe
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an:
Teilen Sie uns bitte kurz Ihr Problem mit, wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden. Bitte nennen Sie uns auch eine Telefonnummer, damit wir Sie bei Bedarf telefonisch erreichen können.
English version
Use of Nextcloud
Nextcloud serves the purpose of securely storing project-related data that is developed or used in the course of work for OFFIS in a secure manner and to provide a clear overview of project management.
The use of Nextcloud is intended for employees only for official purposes and for the performance of their duties for OFFIS e.V.
In addition to these terms of use, the use of Nextcloud is also subject to the Nextcloud licence conditions, which must also be observed. They are available under the following link:
https://github.com/nextcloud/nextcloud.com/blob/master/LICENSE
I. Registration
Nextcloud can be accessed at https://nc.offis.de. Registration is done using the general access code of OFFIS employees. A separate registration is not necessary. The accounts are personal and may not be passed on. The passwords must be protected.
II. Nextcloud folder structure
- Personal area of Nextcloud
The personal area in Nextcloud is represented by different folder icons:
Personal folder, for your own use only.
Shared folder, for collaborative working, e.g. on the application phase.
The personal area is exclusively used to store project data in the application phase or before the contract is concluded. With the request for a project creation, the project data must be transferred from the personal area to the project share in Nextcloud. The request for project sharing must be made via a ticket template on servicedesk.offis.de. The data stored in the personal area will be deleted upon the leaving of the employee.
2. Project related area of Nextcloud
In the project related area of Nextcloud, all project data is to be maintained (with the exception of project data in the application phase or before contract conclusion). The project related area is represented by the following folder icon:
Project related folder, for use within a project.
The names of the project folders are composed of <division abbreviation> and <project name>. These project related folders are to be used with priority.
<division abbreviation>-P_<project name>
Projects with third parties involved in the project receive an additional project related folder with special labeling. This folder is to be used only for individual documents in compliance with confidentiality, provided that the creation of joint documents is required for the project work.
<division abbreviation>-P_<project name>_EXT
III. Invitation of external third parties involved in the projects
Nextcloud is intended in particular for internal use and external parties should only be invited in exceptional cases if this is necessary for the project work ("third parties involved in the project").
The folders are named <division abbreviation>-P_<project name>_EXT and can be used only for sharing individual documents, respecting confidentiality, if creation of common documents is required for the project work.
Any third parties involved in the projects may only participate in existing projects after approval by a project manager (group manager or division manager). The establishment of a user account for project-related third parties takes place upon request by the Technical Administration of OFFIS. The access is to be limited in time. Please write a ticket at servicedesk.offis.de in the "Ticket Templates -> Central Services -> Nextcloud".
Inviting external parties via a link generated via Nextcloud ("Share link") is not permitted. External persons may only be invited via this function for a limited period of time during the preparation phase for proposal documents to be created jointly, while observing confidentiality. Otherwise, the folder must be marked with _EXT.
The involvement of project-related third parties via Nextcloud can lead to joint work results that OFFIS may only use with the consent of the project-related third party. Use of the work results in future projects is not possible without further ado and requires a separate review by the Legal Department. Project-related contractual regulations (e.g. cooperation agreements, non-disclosure agreements) must be observed, so please consider carefully whether a project-related third party should actually be involved.
IV. Compliance with applicable legislation
Users must not violate any applicable laws when using GitLab. In particular, you shall
- comply with copyright law and use project-related materials that have not been explicitly released for other specific uses only for those specific purposes. You may not publish, modify, distribute or reproduce in any way any copyrighted materials, trademarks or information protected by other publicity or proprietary rights without the prior written consent of the owner of such proprietary rights;
- strictly observe any non-disclosure agreements;
- not distribute any illegal or immoral content via GitLab;
- refrain from any advertising or marketing activities in GitLab;
- respect the privacy of others and not post any harassing, defamatory or threatening content;
- refrain from any activity that could damage, disrupt, overburden, interfere with, or otherwise affect or harm the services or servers or networks connected to the OFFIS services or security systems;
- not publish or pass on to third parties any personal data of which you become aware in the course of using GitLab;
Users may be held liable for any damages caused by violations of applicable laws.
Employees must also observe the provisions of the "Use of OFFIS Resources".
V. Liability of OFFIS
Unless otherwise agreed by contract, OFFIS shall be liable without limitation in the event of intent or gross negligence, for injury to life, limb or health, in accordance with the provisions of the Product Liability Act and to the extent of any guarantee assumed. OFFIS e. V. shall also be liable without limitation in the event of a breach of an obligation that is essential for achieving the purpose of the contract (cardinal obligation). In the event of a slightly negligent breach of such a cardinal obligation resulting in financial loss, the liability of OFFIS e. V. shall, however, be limited to the amount of damage foreseeable at the time of the commencement of the contract and typical for the contract. Any further liability of OFFIS shall be excluded.
VI. Data protection
Data protection must always be observed when using GitLab. In particular, the Owner and the Maintainer must observe the applicable data protection regulations when using data. They may therefore only process the personal data necessary for the respective scenario and may not use it for any other purpose.
For more information on data protection in GitLab, please refer to our privacy policy and the data protection information pursuant to Article 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR).
VII. Contact and help
In case of technical problems, please contact:
Please tell us briefly about your problem and we will get back to you as soon as possible. Please also give us a telephone number so that we can reach you by phone if necessary.
