Datenschutzerklärung Nextcloud / Privacy policy Nextcloud (Software)
English version below
Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO (Nutzung der Software „Nextcloud“)
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für den OFFIS e.V. Wir möchten Sie daher nachfolgend über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Verwendung von „Nextcloud“ aufklären.
Verantwortlicher
Für die Datenerhebung und Verarbeitung ist der OFFIS e.V., Escherweg 2, 26121 Oldenburg verantwortlich.
Datenverarbeitung
Die vorliegende Datenverarbeitung erfolgt vor dem Hintergrund der Nutzung von „Nextcloud“.
Nutzung von „Nextcloud“
Der OFFIS e.V. stellt die Software „Nextcloud“ zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung. Folgende personenbezogene Daten werden dabei verarbeitet:
- Anmeldename, z.B. Vor- und Nachname
- Benutzerkennung
- Inhalte
- IP-Adressen der teilnehmenden Personen
- System-Logs
- Titel, Thema und Beschreibung des Projekts
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes „Nextcloud“. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Datenempfänger
Ihre Daten behandeln wir vertraulich und beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung. Alle persönlichen Daten sind ferner durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe geschützt.
Ihre Daten können an externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Unternehmen, die Daten vernichten oder archivieren oder Druckdienstleister) weitergegeben werden, welche uns bei der Datenverarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung streng weisungsgebunden unterstützen können. Eine Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institution und Behörden erfolgt ferner nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden. Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.
Datenlöschung
Ihre Daten werden gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich ist, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Im Fall des Bestehens gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die betroffenen Daten für die Dauer dieser Fristen archiviert.
Rechte der betroffenen Person
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Jede betroffene Person hat weiter das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Niedersachsen ist die zuständige Aufsichtsbehörde die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Barbara Thiel, Postfach 2 21, 30002 Hannover.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Dr. Uwe Schläger
datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
E-Mail: office(at)datenschutz-nord.de
Data protection information according to Art. 13 GDPR for the software "Nextcloud"
Compliance with data protection law is very important to OFFIS e.V. In the following, we would therefore like to explain the collection and processing of your personal data when you use the software “Nextcloud”.
Controller
The controller responsible for data collection and processing is OFFIS e.V., Escherweg 2, 26121 Oldenburg.
Data processing
The data processing takes place on the basis of the use of "Nextcloud".
Use of „Nextcloud“
OFFIS e.V. provides the software "Nextcloud" for official use.
The following personal data is processed in the process:
- Login name, e.g. first and last name
- Username
- Content
- IP address of the participating persons
- System-Logs
- Title, subject and description of the project
The data is processed only for the provision of the "Nextcloud" service. The legal basis for the data processing comes from point (b) of Art. 6 (1) GDPR.
Data recipient
We treat your data with confidentiality and adhere to the principle of the appropriate use of data. Furthermore, all personal data is protected against unauthorised access by way of technical and organisational measures.
Your data may be passed on to external service providers (e.g. IT service providers, companies tasked with destroying or archiving data or printing services) which can support us with processing the data within the framework of contract processing and who are strictly bound by our instructions.
Furthermore, we shall only transmit the data to governmental institutions and authorities entitled to receive such information within our legal obligation to disclose this data or if we are obliged to do so by a court ruling. Beyond this, your data is not passed on to third parties.
Data processing does not take place outside of the EU or the EEA. We shall neither sell your personal data to third parties nor market your personal data in other ways.
Erasure of data
Your data shall be deleted as soon as its storage is no longer required, or the legitimate interest in its storage has expired. If any legal retention periods are in place, the affected data shall be archived for the duration of these periods.
Rights of the data subject
Data subjects have the right to obtain information from the controller about the personal data concerning them and the right to the rectification of incorrect data or to erasure if any of the reasons stated in Art. 17 GDPR apply, e.g. if the data is no longer required for the intended purposes. They also have the right to restrict the processing if any of the reasons stated in Art. 18 GDPR apply and the right to data portability in cases of Art. 20 GDPR. Every data subject also has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if they are of the opinion that the processing of data concerning them violates any data protection provisions. The right to lodge a complaint can be exercised, in particular, at a supervisory authority in the Member State of the data subject’s habitual residence, workplace or at the place of the alleged violation. In Lower Saxony, the responsible supervisory authority is the State Representative for Data Protection in Lower Saxony, Barbara Thiel, Postfach 2 21, 30002 Hanover.
Data protection officer contact details
Dr. Uwe Schläger
datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
Email: office(at)datenschutz-nord.de
