Corona-Informationen

Corona Light Konzept 4.0

English version below

Der OFFIS-Vorstand und die Geschäftsführung haben sich in Abstimmung mit dem Betriebsrat im Oktober 2022 auf ein „Corona Light Konzept 4.0“ verständigt.

Aufgrund der aktuellen Prognosen ist im Herbst und Winter 2022/2023 erneut mit einem erheblichen Anstieg von COVID-19 Erkrankungen zu rechnen. Seit dem 01.10.2022 ist die überarbeitete SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung in Kraft bis voraussichtlich zum 07.04.2023. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat darauf aufbauend seine Empfehlungen zum betrieblichen Infektionsschutz aktualisiert mit Stand vom 04.10.2022.

Auf Basis dieser Verordnung bzw. Empfehlungen sind alle Arbeitgeber erneut aufgefordert, betriebliche Maßnahmen zu implementieren, die Mitarbeitenden vor Infektionen schützen.

Das Corona Light Konzept 4.0 formuliert grundsätzliche Verhaltensmaßnahmen im OFFIS und die Rahmenbedingungen zur Nutzung von Büros und Besprechungsräumen sowie für die Durchführung von Präsenzveranstaltungen. Ferner gibt es Hinweise zur Durchführung von Dienstreisen, dem Einsatz von Dienstfahrzeugen sowie zur Durchführung von Selbsttests.

Grundsätze

• Mitarbeitende, die nachweislich (durch positiven SARS-CoV-2 Selbsttest, Schnelltest oder PCR-Test) Corona infiziert sind, bei denen der Verdacht einer Corona Infektion besteht und/oder die grippeähnliche Krankheitssymptome (z. B. Fieber, Husten, Atembeschwerden) aufweisen, bleiben bitte zu Hause und informieren ihre/n Vorgesetzte/n.
• Mitarbeitende mit einer durch positiven SARS-CoV-2 Selbsttest, Schnelltest oder PCR-Test nachgewiesenen Corona Infektion begeben sich in „Absonderung“ und informieren nicht nur ihre/n Vorgesetzte/n, sondern melden dies zusätzlich per E-Mail an corona(at)offis.de mit Angabe der engen betrieblichen Kontakte der letzten 2 Tage.
• Eine Corona Infektion entbindet nur dann von der Erbringung der Arbeitsleistung, wenn die  Arbeitsfähigkeit nicht gegeben ist. Sollte die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigt sein, gelten die betrieblichen Regelungen zur Krankmeldung, welche im Intranet (https://www.offis.de/intranet/orga/personal/krankmeldung.html) abrufbar sind.
• Mitarbeitende, die in den letzten 2 Tagen engen Kontakt mit Corona-Virus-Erkrankten hatten, arbeiten bitte im Home-Office, nehmen nicht an Präsenzveranstaltungen teil und informieren ihre/n Vorgesetzte/n. Sofern die Arbeit in Präsenz erforderlich sein sollte, ist dies nur mit einem negativen SARS-CoV-2 Selbsttest, der am Präsenztag vor der Anreise durchgeführt wurde, gestattet.
• Die Maßnahmen und Hinweise gemäß der aktuellen Corona-Verordnung vom Land Niedersachsen zum Thema „Absonderung“ und „Kontaktperson“ sind zu beachten (siehe beigefügte Info-Grafiken).

Arbeiten im OFFIS

• Der Mindestabstand von 1,5 Meter zu Personen ist einzuhalten. Kann dies nicht gewährleistet werden, ist eine FFP2-Maske zu tragen.
• Ein Büro ab 14 qm Fläche kann täglich von maximal zwei Mitarbeitenden nach vorheriger Absprache mit den Bürokolleg*innen und der/m jeweiligen Vorgesetzten genutzt werden. Kleinere Büros dürfen nur durch eine/n einzelnen Mitarbeitenden pro Tag belegt sein.
• Es müssen direkt gegenüberliegende Arbeitsplätze mit mindestens 1,5 Meter Abstand genutzt werden.
• Das Büro muss regelmäßig gut durchgelüftet werden (Stoßlüften, d. h. alle Fenster und Bürotür ganz aufstellen). Lüftungsdauer alle 60 Minuten (Orientierungswerte): mindestens 3 Minuten im Winter / mindestens 5 Minuten im Frühling/Herbst / mindestens 10 Minuten im Sommer.
• Kurze Meetings in einem Büro mit maximal 3 Kolleg*innen sind möglich. Alle Kolleg*innen müssen dabei durchgehend eine FFP2-Maske tragen und das Büro muss gelüftet werden.
• Mitarbeitende sollten, sofern die Raumsituation es zulässt, an den von ihnen üblicherweise genutzten Arbeitsplätzen arbeiten.
• Die Bereichs- und/oder Gruppenleiter*innen koordinieren die zulässige Raumbelegung durch entsprechende organisatorische Maßnahmen und dokumentieren die Belegung. Ein Report der Belegung an corona(at)offis.de ist nicht erforderlich.
• Gemeinschaftsflächen (z. B. Tische in den Kombi-Zonen, Teeküchen, Lounge) sind nur unter ausreichenden Sicherheitsabstand (mindestens 1,5 Meter) und Einhaltung der Hygienevorschriften zu nutzen. Nach Möglichkeit sind versetzte Nutzungszeiten zu wählen. Kann der Mindestabstand von 1,5 Metern nicht eingehalten werden, ist eine FFP2 Maske zu tragen.

Präsenzveranstaltungen

• Präsenzveranstaltungen (wie z. B. Besprechungen oder die direkte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden in Projekten oder in Gruppen) können durchgeführt werden, soweit die Corona-Belegungsobergrenze der Besprechungsräume und Labore es zulässt.
• Teilnehmende von Präsenzveranstaltungen sollten vor der Anreise SARS-CoV-2-Selbsttests durchführen, nicht älter als 24 Stunden zum Beginn der Veranstaltung.
• Bei Zustimmung aller Teilnehmenden kann auf das Tragen einer FFP2-Maske am Platz unter Einhaltung des Mindestabstandes (1,5 m) verzichtet werden.
• Sollte eine „Überbelegung“ des Besprechungsraums zwingend erforderlich sein, müssen alle Teilnehmenden durchgehend eine FFP2-Maske tragen.
• Präsenzveranstaltungen müssen rechtzeitig vor dem Veranstaltungstermin unter Angabe von Anlass, Datum, Raum, Zeitrahmen und Namen der Teilnehmenden per E-Mail an corona(at)offis.de zum Zwecke der organisatorischen Abstimmung gemeldet werden.
• Bei der Raumreservierung sollte darauf geachtet werden, dass zwischen den Veranstaltungen eine angemessene Pause stattfindet, um eine hygienische Reinigung zu ermöglichen.

Dienstreisen

• Dienstreisen sind möglich. Die Online-Teilnahme (Videokonferenz) sollte jedoch weiterhin präferiert werden.
• Bei dem externen Veranstalter bitte vor der Dienstreise über die Hygienemaßnahmen informieren.
• Bei Reisen ins Ausland sind bitte die aktuellen offiziellen Reisehinweise zu beachten, siehe www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit

Dienstfahrzeuge

• Dienstfahrzeuge sollten möglichst nur einzeln genutzt werden. Maximal sind 4 Personen pro Fahrzeug erlaubt.
• Mitfahrende Personen müssen während der Fahrt eine FFP2-Maske tragen.
• Im Fahrzeug muss die Lüftungs-/Klimaanlage dauerhaft eingeschaltet sein (nicht auf Umluft!) und der Innenraum ist regelmäßig zu lüften.
• Nach der Nutzung ist der Innenraum (insbesondere alle Kontaktflächen wie z.B. Lenkrad, Schalter, Display, Griffe, Lehnen) durch die fahrzeugführende Person zu reinigen und der Müll zu entsorgen.

SARS-CoV-2 Selbsttest

• Das bestehende Angebot von kostenlosen SARS-CoV-2 Selbsttests für in Präsenz beschäftigte
  OFFIS-Mitarbeitende besteht weiterhin. Ein Test sollte bei Symptomen durchgeführt werden.
  Testkits werden am OFFIS Empfang zur Verfügung gestellt.

Bezüglich weiterer Einzelheiten wird auf die bekannten „Schutzmaßnahmen zur Covid-19 Pandemie“ (Version 1.0 vom 29.06.2020) verwiesen.
Aufrufbar unter https://www.offis.de/intranet/orga/corona-schutzmassnahmen.html

Die hier dargestellten Maßnahmen des Corona Light Konzeptes 4.0 finden ab dem 20.10.2022 Anwendung.

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The OFFIS board and management, in consultation with the works council, agreed on a „Corona Light Concept 4.0“ in October 2022.

Based on current forecasts, a significant increase in COVID-19 illnesses is again expected in autumn and winter 2022/2023. Since 01.10.2022, the revised SARS-CoV-2 occupational health and safety regulation has been in force until probably 07.04.2023. Based on this, the Federal Ministry of Labour and Social Affairs has updated its recommendations on occupational infection control as of 04.10.2022.

On the basis of these regulations and recommendations, all employers are again called upon to implement company measures to protect employees from infections.

The Corona Light Concept 4.0 formulates basic behavioural measures at OFFIS and the framework conditions for the use of offices and meeting rooms as well as for the implementation of classroom events. It also provides information on business trips, the use of company vehicles and the implementation of self-tests.

Principles

• Employees who have been proven (by positive SARS-CoV-2 self-test, rapid test or PCR test) to be infected with Corona, who are suspected of being infected with Corona and/or who show flu-like symptoms (e.g. fever, cough, breathing difficulties) should stay at home and inform their supervisor.
• Employees with a Corona infection detected by a positive SARS-CoV-2 self-test, rapid test or PCR test go into "segregation" and not only inform their superior, but also report this by e-mail to corona@offis.de, stating the close operational contacts of the last 2 days.
• A corona infection only releases the employee from the obligation to perform work if the ability to work is not given. If the ability to work is impaired, the company regulations on sick leave apply, which can be found on the intranet (https://www.offis.de/intranet/orga/personal/krankmeldung.html).
• Employees who have had close contact with Corona virus sufferers in the last 2 days are requested to work in their home office, not to take part in presence events and to inform their supervisor. If it is necessary to work in attendance, this is only permitted with a negative SARS-CoV-2 self-test carried out on the attendance day before arrival.
• The measures and instructions according to the current Corona Ordinance from the state of Lower Saxony on the topic of "segregation" and "contact person" must be observed (see attached info-graphics).

Working at OFFIS

• The minimum distance of 1.5 metres to persons must be maintained. If this cannot be guaranteed, an FFP2 mask must be worn.
• An office of 14 square metres or more can be used daily by a maximum of two employees after prior consultation with the office colleagues and the respective supervisor. Smaller offices may only be occupied by one employee per day.
• Workplaces directly opposite each other with a distance of at least 1.5 metres must be used.
• The office must be well ventilated on a regular basis (ventilate all windows and office doors fully open). Ventilation time every 60 minutes (orientation values): at least 3 minutes in winter / at least 5 minutes in spring/autumn / at least 10 minutes in summer.
• Short meetings in an office with a maximum of 3 colleagues are possible. All colleagues must wear an FFP2 mask at all times and the office must be ventilated.
• Employees should work at the workplaces they normally use, as far as the space situation allows.
• The area and/or group leaders coordinate the permissible room occupancy through appropriate organisational measures and document the occupancy.
  A report of the occupancy to corona(at)offis.de is not required.
• Common areas (e.g. tables in the combination zones, kitchenettes, lounge) are only to be used with sufficient safety distance (at least 1.5 metres) and in compliance with hygiene regulations. If possible, staggered times of use should be chosen. If the minimum distance of 1.5 metres cannot be maintained, an FFP2 mask must be worn.

Face-to-Face Events

• Face-to-face events (such as meetings or direct collaboration between staff in projects or in groups) can be held as far as the Corona occupancy cap of the meeting rooms and labs allows.
• Participants of face-to-face events should perform SARS-CoV-2 self-tests prior to arrival, not older than 24 hours to the start of the event.
• If all participants agree, the wearing of an FFP2 mask at the site can be waived, provided that the minimum distance (1.5 m) is observed.
• Should "overcrowding" of the meeting room be imperative, all participants must wear an FFP2 mask at all times.
• Classroom events must be announced in good time before the date for organisational coordination by e-mail to corona(at)offis.de.
  Please include the occasion, date, room, time frame and the names of the participants.
• When booking rooms, care should be taken to ensure that there is an adequate break between events to allow for hygienic cleaning.

Business trips

• Business trips are possible. However, online participation (videoconferencing) should continue to be preferred.
• Please inform the external organiser about the hygiene measures before the business trip.
• When travelling abroad, please observe the current official travel advice, see www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit

Service vehicles

• Service vehicles should only be used individually if possible. A maximum of 4 persons per vehicle is allowed.
• Passengers must wear an FFP2 mask while driving.
• In the vehicle, the ventilation/air conditioning system must be permanently switched on (not on recirculation!) and the interior must be ventilated regularly.
• After use, the interior and in particular all contact surfaces (e.g. steering wheel, switches, display, handles, backrests) must be cleaned by the person in charge of the vehicle and the waste disposed of.

SARS-CoV-2 self-test

• The existing offer of free SARS-CoV-2 self-tests for OFFIS employees working in the presence continues. A test should be carried out when symptoms occur. Test kits are available at the OFFIS reception.

For further details, please refer to the known "Protective measures for the Covid-19 pandemic" (version 1.0 of 29.06.2020).
Available at https://www.offis.de/intranet/orga/corona-schutzmassnahmen.html

The measures of the Corona Light Concept 4.0 presented here will apply from 20.10.2022.